Nếu bạn từng nhìn chằm chằm vào một tin nhắn Slack trong năm phút tự hỏi liệu nó có "ổn" không, bạn không đơn độc. Với hàng triệu nhân viên làm việc từ xa sử dụng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai, giao tiếp bất đồng bộ là một trong những phần khó nhất của công việc — không phải vì công việc khó, mà vì viết bằng một ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ tạo thêm một lớp ma sát vô hình cho mọi tương tác.
Trong một cuộc gọi video, bạn có thể mỉm cười, gật đầu và dùng giọng nói để lấp đầy khoảng trống. Trên Slack, tất cả những gì bạn có là văn bản. Và văn bản đó phải mang theo sự chuyên nghiệp, tính cách và ý định của bạn — tất cả cùng một lúc.
Đây là cách để xử lý điều đó.
Tại sao nhắn tin bất đồng bộ khó hơn vẻ ngoài của nó
Khi bạn giao tiếp bất đồng bộ, tin nhắn của bạn phải tự đứng vững. Không có ngôn ngữ cơ thể, không có phản hồi tức thì, không có cơ hội giải thích ngay lập tức. Đối với người không phải bản ngữ, điều này tạo ra những thách thức riêng:
- Giọng điệu là vô hình. Một tin nhắn nghe hoàn toàn bình thường trong đầu bạn có thể bị cảm nhận là cộc lốc hoặc lạnh lùng trong tiếng Anh.
- Mức độ trang trọng rất khó nắm bắt. Các nền văn hóa khác nhau có các chuẩn mực khác nhau về giao tiếp nơi làm việc. Điều lịch sự trong ngôn ngữ này có thể nghe cứng nhắc hoặc xa cách trong tiếng Anh.
- Không có nút "hoàn tác". Một khi bạn nhấn gửi, tin nhắn nằm đó cho mọi người đọc và diễn giải.
Tin tốt là gì? Bạn không cần tiếng Anh hoàn hảo để giao tiếp chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần một vài chiến lược.
Những lỗi thường gặp (và cách khắc phục)
Quá trang trọng
Nhiều người không phải bản ngữ mặc định sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng vì cảm thấy "an toàn" hơn. Nhưng trong hầu hết các nhóm làm việc từ xa, đặc biệt là startup và công ty công nghệ, điều này thực tế có thể tạo khoảng cách.
Quá trang trọng: "Kính gửi ông Johnson, tôi muốn kính đề nghị ông xem xét tài liệu đính kèm khi ông có thời gian thuận tiện nhất."
Vừa phải: "Hey Mike, bạn có thể xem qua tài liệu này khi rảnh không? Mình rất muốn nghe ý kiến của bạn."
Chìa khóa là phù hợp với giọng điệu của nhóm. Hãy chú ý cách đồng nghiệp viết và phản ánh mức độ trang trọng của họ.
Quá trực tiếp
Trong nhiều ngôn ngữ, sự trực tiếp được đánh giá cao. Nhưng trong văn hóa công sở tiếng Anh, đặc biệt ở dạng viết, những tin nhắn quá trực tiếp có thể nghe gay gắt.
Quá trực tiếp: "Cái này sai. Sửa lại đi."
Tốt hơn: "Mình thấy có chỗ hơi lạ trong phần này — chúng ta cùng xem lại được không?"
Thêm các từ làm mềm như "mình nghĩ," "có lẽ," "chúng ta có thể," hoặc "có vẻ như" sẽ tạo ra sự khác biệt lớn.